Trata-se de estabelecer as diretrizes básicas do projeto mediante as quais a equipe de desenvolvimento poderá optar entre diferentes caminhos alternativos.
Uma vez que o gerente de projeto, o patrocinador e as especificações do produto estão definidas, é necessário estabelecer as condições mínimas para que o novo produto seja desenvolvido como um projeto bem estruturado dentro da empresa. É preciso comunicar primeiramente o que o projeto é para a empresa. Para isso, o gerente de projeto e o patrocinador juntos desenvolvem a minuta do projeto. Esse documento, além de definir objetivos de negócio, dá poder ao gerente de projetos para que o trabalho necessário ao cumprimento dos objetivos seja por ele coordenado dentro da empresa.Uma vez estabelecidos objetivos de negócio, gerente de projetos e patrocinador passam a desenvolvem objetivos específicos para o desenvolviimento do projeto.
Ao final da fase de especificações, a alta direção definiu quem seria o gerente do projeto de desenvolvimento. A declaração do escopo do projeto é uma atividade necessária para definir os limites do projeto, seus objetivos de negócio e o perfil mínimo dos participantes do esforço.Há uma ampla gama de termos utilizados na bibliografia técnica de gerência de projetos sobre o que seria a declaração de escopo. Basicamente, dois tipos de documentos devem ser gerados a título de escopo do projeto. O primeiro é a minuta do projeto (project charter) na qual a alta direção juntamente com o gerente designado estabelecem os objetivos de negócio do projeto. Um exemplo desse objetivo é “… capturar 30% do mercado comprador no segundo ano após o lançamento do produto”. Um outro é “… o produto resultante será lançado pela empresa durante o quarto trimestre de 1991 com o mínimo de 20% de margem bruta”. O segundo documento básico é a declaração do trabalho (statement of the work). Nele a empresa estabelece aspectos adicionais acerca do projeto, tais como o contexto no qual o produto a ser desenvolvido será integrado, importante especialmente se o produto é um subsistema a ser fornecido a um terceiro, um refinamento das metas de custo e tempo a serem obedecidas, uma descrição suscinta do conteúdo das especificações do produto e diretrizes para a definição do pessoal necessário ao projeto.
REF.: WHEELWRIGHT & CLARK, 1993 discutem as diferenças entre a minuta de projeto e a declaração do trabalho em projetos de novos produtos; ROZENFELD et. all., 2006; MENEZES, 2001 e VERZUH, 2000 discutem o conteúdo mínimo desses documentos. Aqui será utilizado um conteúdo composto dessas diferentes contribuições.
REF.: WHEELWRIGHT & CLARK, 1993 discutem as diferenças entre a minuta de projeto e a declaração do trabalho em projetos de novos produtos; ROZENFELD et. all., 2006; MENEZES, 2001 e VERZUH, 2000 discutem o conteúdo mínimo desses documentos. Aqui será utilizado um conteúdo composto dessas diferentes contribuições.
Isso significa estabelecer valores-alvo pelo menos para o tempo de desenvolvimento e o custo do projeto. Métricas adicionais, como número máximo de mudanças de especificações, número máximo de protótipos, etc. podem ser estabelecidos em função da estratégia de produtos da empresa.Com base nas especificações do produto e nas metas estabelecidas para os objetivos do projeto, o gerente de projeto elabora uma lista com o pessoal necessário ao projeto e a discute com o patrocinador. Identificando as áreas de atuação de cada indivíduo a ser alocado ao projeto, é possível estabelecer uma matriz de responsabilidades setoriais. A consecução dessa atividade tem uma forte influência da estrutura organizacional adotada pela empresa. Na descrição acima está sendo adotada uma estrutura matricial forte com um gerente de projeto para o qual uma grande parcela de poder será entregue. Esse poder o permite determinar qual pessoal deseja ter no projeto. Em uma estrutura matricial fraca o gerente levantaria toda a demanda de pessoal do projeto e os gerentes funcionais seriam convidados a indicar pessoas de suas áreas a integrar o projeto. Em estruturas funcionais cabe ao gerente de projeto estabelecer demandas de pessoal e responsabilidades funcionais, as quais posteriormente serão programadas temporalmente e em termos de custo.A definição de stakeholders consiste na identificação dos interessados no projeto, pessoas ou organizações para as quais o gerente de projeto deve reportar comunicações formais ou informais ao longo do projeto. Identificados os interessados é realizado uma análise sobre o tipo de informação necessária a cada um e em qual periodicidade. É então realizado um planejamento das comunicações a serem geradas ao longo do projeto, no qual, além do conteúdo e periodiciodade, são definidas mídias e possíveis formulários.
A minuta do projeto contém o nome e o objetivo de negócio do projeto, os nomes do gerente e do patrocinador do projeto e uma declaração do patrocinador sobre o papel do projeto na estratégia
A declaração do trabalho contém aspectos que permitem definir o escopo do esforço de projeto sendo o documento básico de planejamento. O escopo do projeto contém um sumário do escopo do produto que é definido na fase de especificações e agrega a este diretrizes sobre prazos e custos máximos permissíveis ao projeto.
Em projetos contratados de montadoras dos setores para os quais esse modelo foi desenvolvido, o próprio contrato de desenvolvimento e fornecimento é o escopo do projeto. Nesses casos, normalmente eles indicam, além de custos e prazos, documentos a serem entregues.A entrada dessa atividade são as especificações do produto e possíveis alterações de escopo sugeridas na revisão realizada pela alta direção ao final dessa etapa.
Em projetos contratados de montadoras dos setores para os quais esse modelo foi desenvolvido, o próprio contrato de desenvolvimento e fornecimento é o escopo do projeto. Nesses casos, normalmente eles indicam, além de custos e prazos, documentos a serem entregues.A entrada dessa atividade são as especificações do produto e possíveis alterações de escopo sugeridas na revisão realizada pela alta direção ao final dessa etapa.
Um exemplo …
