Trata-se de elaborar uma estrutura gerencial com ferramentas, procedimentos e pessoal dedicado ao controle dos custos do projeto.
Os recursos alocados ao projeto são normalmente de diferentes perfis em termos de formação profissional e de grau de utilização de seu tempo de serviço nas atividades de projeto. É necessário estipular ambos os valores para que as atividades nas quais os recursos estão alocados sejam efetivamente gerenciadas em termos de custos.
Além de recursos humanos, equipamentos e materiais utilizados, assim como serviços externos e infra-estrutura física devem ser contabilizados para compor o custo total de cada atividade.
Uma vez alocados todos os custos às atividades, é importante que seja analisada a sensibilidade do projeto a aspectos como mudanças prováveis de escopo, dificuldades de alocação de determinados recursos necessários ao projeto e margens de erro das estimativas de prazo e custo.
Ao lado do gerenciamento dos prazos, a gestão dos custos do projeto é atividade fundamental do gerente. Os sistemas dedicados à confecção de redes de atividade e gráficos de Gantt normalmente comportam módulos nos quais podem ser informados os custos unitários dos recursos alocados ao projeto. Esses módulos normalmente permitem o cálculo dos custos das atividades, pacotes, fases do projeto, e conseqüentemente de todo o projeto.
Uma alternativa viável é a utilização de planilhas eletrônicas vinculadas ao cronograma de projeto. A vantagem é a agilidade do uso das planilhas quando comparadas com os módulos de controle de custos dos software de gestão de projetos e a possibilidade de produzir gráficos ilustrativos do fluxo de caixa do projeto com grande facilidade.
Independente do formato de apresentação da estrutura de custos é importante que ela exista, que seja realizada uma análise de sensibilidade quanto a prazo e recursos alocados às atividades e seu impacto no custo do projeto.
REF.: VERZUH, 2000 apresenta uma série de orientações práticas sobre a confecção dos orçamentos a serem utilizados na fase de planejamento do proejto. É importante ter em mente que posteriormente essa estimativa deverá ser melhorada de forma a permitir o gerenciamento financeiro do esforço.
Uma alternativa viável é a utilização de planilhas eletrônicas vinculadas ao cronograma de projeto. A vantagem é a agilidade do uso das planilhas quando comparadas com os módulos de controle de custos dos software de gestão de projetos e a possibilidade de produzir gráficos ilustrativos do fluxo de caixa do projeto com grande facilidade.
Independente do formato de apresentação da estrutura de custos é importante que ela exista, que seja realizada uma análise de sensibilidade quanto a prazo e recursos alocados às atividades e seu impacto no custo do projeto.
REF.: VERZUH, 2000 apresenta uma série de orientações práticas sobre a confecção dos orçamentos a serem utilizados na fase de planejamento do proejto. É importante ter em mente que posteriormente essa estimativa deverá ser melhorada de forma a permitir o gerenciamento financeiro do esforço.
A análise de sensibilidade permite que sejam estabelecidas regras de trade-off entre aspectos relacionados com os prazos, custos e recursos e isso irá orientar o gerente de projetos nas atividades de controle de sua execução.
Deve então ser elaborado um fluxo de caixa do projeto e um gráfico de investimento acumulado. Deve ser feito um cálculo da margem bruta do projeto, quando esse indicador for estabelecido na minuta de projeto e houverem dados suficientes com relação às estimativas de venda. Os valores acumulados devem ser comparados com as metas de orçamento e de margens do projeto.
O aspecto final do desenvolvimento de uma estrutura de custo do projeto é a elaboração de um procedimento de controle dos gastos a serem incorridos. Esse procedimento deve indicar como os custos com pessoal e com infra-estrutura relacionada devem ser monitorados e informados ao gerente de projeto e ainda, como eles devem ser formatados para serem submetidos ao patrocinador do projeto.
Os custos de materiais e componentes, assim como os relacionados com atividades de manufatura e montagem de protótipos e serviços afins são geralmente menores que os relacionados com os recursos humanos e de infra-estrutura, porém há maior complexidade no seu levantamento. É interessante que a empresa tenha um sistema de gestão da produção que permita rastrear as solicitações de compra, requisições de fabricação e montagem e os custos incorridos na execução dessas atividades. Se o novo projeto tiver uma codificação única na empresa, nesse código podem ser sumarizados todos os custos incorridos com o projeto.
O gerente de projeto deve Ter acesso a esse tipo de informação e periodicamente, atualizar os dados financeiros do projeto, em especial seu investimento necessário e fluxo de caixa decorrente.
O aspecto final do desenvolvimento de uma estrutura de custo do projeto é a elaboração de um procedimento de controle dos gastos a serem incorridos. Esse procedimento deve indicar como os custos com pessoal e com infra-estrutura relacionada devem ser monitorados e informados ao gerente de projeto e ainda, como eles devem ser formatados para serem submetidos ao patrocinador do projeto.
Os custos de materiais e componentes, assim como os relacionados com atividades de manufatura e montagem de protótipos e serviços afins são geralmente menores que os relacionados com os recursos humanos e de infra-estrutura, porém há maior complexidade no seu levantamento. É interessante que a empresa tenha um sistema de gestão da produção que permita rastrear as solicitações de compra, requisições de fabricação e montagem e os custos incorridos na execução dessas atividades. Se o novo projeto tiver uma codificação única na empresa, nesse código podem ser sumarizados todos os custos incorridos com o projeto.
O gerente de projeto deve Ter acesso a esse tipo de informação e periodicamente, atualizar os dados financeiros do projeto, em especial seu investimento necessário e fluxo de caixa decorrente.
O plano de gerência de custos é um documento que auxilia o gerente do projeto na identificação das áreas de custo que precisam ser monitoradas, assim como no acompanhamento do status do projeto ao longo do tempo. Ele prescreve regras de alocação de recursos e formas de modificar variáveis de projeto para evitar gastos excessivos.
As informações básicas necessárias ao desenvolvimento do plano de gerência de custos do projeto devem estar consolidadas no cronograma macro e na declaração de trabalho.
É possível que seja necessário realizar um novo planejamento da estrutura de custos do projeto no caso de a alta gerência assim o solicitar. Nesse caso, as melhorias devem ser previamente informadas ao gerente do projeto.
As informações básicas necessárias ao desenvolvimento do plano de gerência de custos do projeto devem estar consolidadas no cronograma macro e na declaração de trabalho.
É possível que seja necessário realizar um novo planejamento da estrutura de custos do projeto no caso de a alta gerência assim o solicitar. Nesse caso, as melhorias devem ser previamente informadas ao gerente do projeto.
Um exemplo de como essas informações podem ser levantadas é descrito …
