Verificar Resultados do Planejamento do Projeto
Trata-se de analisar o plano de projeto contra as diretrizes da estratégia e do portfólio de produtos e quanto a sua adequação ao cumprimento das especificações do produto.
A revisão da fase de planejamento do projeto adota um formato similar ao realizado na etapa de planejamento das especificações do produto, uma vez que o tomador de decisão não participa diretamente do processo de confecção do planejamento.
O trabalho relacionado com o desenvolvimento do plano de projeto é responsabilidade do gerente de projeto sendo realizado por ele ou pelo time de desenvolvimento sob sua coordenação.
A verificação dos resultados da fase de planejamento consiste na submissão de todo o material desenvolvido à alta direção para que seja apreciado, aprovado e se possa considerar que o esforço de projeto especificado na WBS e no cronograma macro possa ser executado.
Essa apreciação consiste basicamente na revisão do trabalho através de um checklist com as atividades a realizar e os documentos a serem gerados na etapa, assim como de uma comparação do plano de projeto gerado contra as diretrizes preliminares de novos projetos gerada na fase de planejamento do portfólio da linha de produtos e o escopo do produto consolidado nas especificações de projeto.
REF.: COOPER, 1998 sobre o papel decisório que a alta gerência assume no PDP.
A verificação dos resultados da fase de planejamento consiste na submissão de todo o material desenvolvido à alta direção para que seja apreciado, aprovado e se possa considerar que o esforço de projeto especificado na WBS e no cronograma macro possa ser executado.
Essa apreciação consiste basicamente na revisão do trabalho através de um checklist com as atividades a realizar e os documentos a serem gerados na etapa, assim como de uma comparação do plano de projeto gerado contra as diretrizes preliminares de novos projetos gerada na fase de planejamento do portfólio da linha de produtos e o escopo do produto consolidado nas especificações de projeto.
REF.: COOPER, 1998 sobre o papel decisório que a alta gerência assume no PDP.
Diferencia essa fase da anterior, entretanto, o fato de o projeto ter um patrocinador já definido o que faz com que seja necessário que o gerente de projeto e a equipe até então montada lhe submetam a documentação antes de haver o momento onde formalmente ela será submetida à direção da empresa.
O patrocinador analisa a documentação quanto aos critérios definidos no planejamento do portfólio da linha de produtos, solicita alterações e define as datas nas quais serão apresentados os documentos à direção da empresa.
A alta direção da empresa deve ter em mãos checklists que descrevam as atividades que devem ter sido realizadas na fase e padrões de qualidade a serem rapidamente observados nos documentos gerados, seja com relação ao alinhamento do plano de projeto com as especificações do produto, seja com relação ao alinhamento delas com o planejamento de portfólio da linha de produtos.
O resultado dessa atividade é uma orientação definida pela alta gerência quanto ao andamento do projeto. O projeto poderá ser congelado no caso de haverem outras opções mais promissoras para a estratégia da empresa ou da linha de produtos. Pode ser sugerido que sejam refeitas algumas atividades da fase e nesse caso pode ser que seja dado andamento ao projeto, ou que seja definido que as pendêcias a serem revistas impeçam que o projeto seja efetivamente iniciado.
Uma vez que as reuniões devem ser realizadas com a participação de todos os envolvidos no planejamento, e que a documentação consiste na compilação de estimativas e sistematização de informações geradas pela própria equipe, as alterações tendem a ser realizadas no próprio evento.
Pode acontecer, entretanto, de que, ao invés de definido o início imediato do projeto, a alta direção opte por programá-lo para uma data futura em função da disponibilidade de recursos da empresa.
Além disso, caso o projeto seja resultado de um contrato de fornecimento, é interessante que o cliente participe da reunião de aprovação do projeto.
O patrocinador analisa a documentação quanto aos critérios definidos no planejamento do portfólio da linha de produtos, solicita alterações e define as datas nas quais serão apresentados os documentos à direção da empresa.
A alta direção da empresa deve ter em mãos checklists que descrevam as atividades que devem ter sido realizadas na fase e padrões de qualidade a serem rapidamente observados nos documentos gerados, seja com relação ao alinhamento do plano de projeto com as especificações do produto, seja com relação ao alinhamento delas com o planejamento de portfólio da linha de produtos.
O resultado dessa atividade é uma orientação definida pela alta gerência quanto ao andamento do projeto. O projeto poderá ser congelado no caso de haverem outras opções mais promissoras para a estratégia da empresa ou da linha de produtos. Pode ser sugerido que sejam refeitas algumas atividades da fase e nesse caso pode ser que seja dado andamento ao projeto, ou que seja definido que as pendêcias a serem revistas impeçam que o projeto seja efetivamente iniciado.
Uma vez que as reuniões devem ser realizadas com a participação de todos os envolvidos no planejamento, e que a documentação consiste na compilação de estimativas e sistematização de informações geradas pela própria equipe, as alterações tendem a ser realizadas no próprio evento.
Pode acontecer, entretanto, de que, ao invés de definido o início imediato do projeto, a alta direção opte por programá-lo para uma data futura em função da disponibilidade de recursos da empresa.
Além disso, caso o projeto seja resultado de um contrato de fornecimento, é interessante que o cliente participe da reunião de aprovação do projeto.
A entrada básica para a atividade de verificação dos resultados conseguidos nessa fase é o documento ” plano de projeto”. Nele estão condensadas as informações através das quais a alta gerência avalia a adequação entre o planejamento e as especificações do produto e os critérios de projeto definidos na fase 2 do PDP.
Tendo sido considerado que o planejamento precisa de uma melhor análise que extrapola as alterações possíveis na reunião de revisão de fase, os decisores geram um documento no qual são registradas as necessidades de revisão. Esse documento é utilizado como realimentação para a revisão de atividades já realizadas nessa fase.
Estando o plano de projeto adequado aos critérios da alta direção, é gerado um registro de planejamento OK e são definidas as datas das revisões de fase subseqüentes com base no cronograma macro.
Um exemplo de como essas informações podem ser levantadas é descrito …
