Autor:
Sanderson Barbalho, PhD, PMP.
O contexto:
Perguntado sobre o que é o escopo do projeto a resposta é simples: o escopo é o que o projeto é. E o que o projeto é pode mudar ao longo do tempo. Mesmo em culturas mais rígidas, como a norte-americana, a alemã ou a japonesa, admite-se que o escopo muda. Na nossa cultura brasileira então, o escopo parece ser formatado para ser alterado com o tempo. Não que sejamos indisciplinados, mas a dinâmica da sociedade brasileira, nossa política e cultura implica em muito na formatação de projetos que mudam muito ao longo de sua execução.
A questão:
Nesse ambiente em que os projetos são constituídos tendo em vista uma alta possibilidade de mudança em seu escopo, como controlá-lo? E como saber a hora certa de alterá-lo? E o que fazer com as alterações?
O que a prática ensina:
1. Observe o risco de alterações de escopo no início do planejamento do projeto:
Apesar do ambiente cultural no Brasil ser ligeiramente diferente do que o Guia PMBOK prevê, em que há mais precisão na definição do escopo do projeto e, portanto, maior formalização no controle de mudanças deste, não se pode considerar que qualquer projeto deve ser tratado como um escopo sobre o qual mudanças ocorrerão. Uma usina hidrelétrica por exemplo é um projeto cujo escopo é bem definido e o risco de uma alteração causa impacto milionário. Assim como um estádio de futebol ou um ginásio para jogos olímpicos. Entretanto, essa não é a situação mais comum de ser encontrada em projetos no Brasil. Comumente, os projetos são menores, seu escopo é muito próximo ao conceito de objetivo – algo mais como interesse ou intenção e não algo entregável e mensurável como o escopo -, o impacto da mudança de escopo não é tão catastrófico e dada suas nuances e dificuldades inerentes, acabamos por definir sem tanta profundidade o escopo. A dica aqui é entender o risco de alteração de escopo no projeto já no planejamento inicial do trabalho. Fazendo isso, o gerente pode observar o andamento do projeto e verificar se há necessidade de mudança de escopo para atender a outros objetivos como custo, prazo, qualidade ou satisfação de alguma parte interessada que passe a ter hegemonia sobre o projeto.
A mudança de escopo precisa ser bem realizada, formal e participativamente. Isso significa que todos os elementos do projeto que precisam ser ajustados ao novo escopo devem sê-lo de maneira formal. Ou seja, o plano de gerenciamento do projeto precisa ser todo ele revisado, e se considerado que algum elemento de risco surge com o novo escopo, devem ser formalizados documentos ou seções de controle de mudança que formalizem tais inserções. O Guia PMBOK sugere que o novo escopo deve ser formalizado. Todos os processos de controle implicam em mudanças nos documentos de projeto, entretanto, o Guia não menciona explicitamente que essa mudança de escopo precisa ser participativa. E isso é a maior demanda de mudança de escopo em um projeto realizado no contexto cultural brasileiro, ele precisa ser alterado participativamente. No Brasil, por mais que haja o respeito à liderança do gerente de projetos, não há uma cultura de respeito hierárquico que implique na liberdade do gerente alterar escopo, por mais que lhe seja óbvia a necessidade de mudança, sem que a equipe ou alguns stakeholders mais afetados pela mudança sejam chamados para participar de tal processo. Então, a dica é controle a mudança e a realize de maneira participativa. Inclusive, valide a documentação alterada com os stakeholders mais afetados.
Apesar de não ser uma tarefa relativa apenas ao projeto que está sendo executado pelo gerente, observar alterações no contexto organizacional – seja vinculado à estrutura da empresa ou a variáveis de contexto externo que influenciam não só o projeto em tela, mas todos os projetos de uma dada categoria na organização – e sistematizá-las é um serviço importante que o gerente de projetos oferece à organização como um todo. Adicionalmente, sistematizar tais variações é tarefa que antecipa uma etapa posterior de formalização das lições aprendidas do projeto contribuindo para não deixar apenas para o final do ciclo de vida do projeto ou da fase essa compilação do conhecimento acumulado. As variáveis de contexto organizacional podem exigir uma sistematização mínima apenas, já que a política organizacional não é praxe que se transforme em texto escrito. Mas é importante que uma reflexão mais sistemática seja realizada pelo gerente e mesmo que sistematizá-la não seja praxe que seja compartilhada com os demais gerentes e líderes de projetos da sua área na organização. A base de conhecimento da empresa, especialmente os processos de trabalho e histórico de riscos associados aos projetos, precisa ser atualizada em função de alterações de escopo que reflitam mudanças significativas no contexto dos projetos na organização.
Enfim:
Formalizar o escopo é fundamental para que este possa ser efetivamente controlado ao longo do projeto. Observar requisitos e dados de desempenho do projeto e suas entregas também é fundamental. Porém, imprescindível é conhecer e gerenciar os stakeholders do projeto, entender que no Brasil há uma cultura de ir definindo escopo ao longo do trabalho. Entender que a mudança é uma constante e que o ambiente organizacional implica em mudanças que podem afetar não apenas um projeto em específico, mas todos os projetos de uma determinada área de negócio ou tipologia. Atente-se a tais elementos e formalize as mudanças necessárias validando-as com aqueles que serão por elas afetados.